Fatturazione elettronica condominiale: adempimenti, obblighi e conservazione

 La fatturazione elettronica che ha cambiato parte del lavoro di molti professionisti ed aziende, ha influito anche sull’amministrazione dei condomini. In particolar modo tale sistema ha influito sul rapporto tra i fornitori che effettuano cessioni di beni e prestazioni di servizi nei confronti dei condomini.

Il codominio in questo caso è considerato come se fosse un consumatore finale, quindi non ha l’obbligo di avvalersi di un codice destinatario o una PEC. Ma non di rado ci sono amministratori che decidono di conformarsi alla normativa per rendere il tutto molto più semplice ed immediato.

Fatturazione elettronica condominiale: come funziona

Come funziona la fatturazione elettronica? Tutti i soggetti che ne sono obbligati se lo sono chiesto, ma spesso la domanda è arrivata proprio da chi si occupa dell’amministrazione di un condominio.

Nel caso in cui il condominio sia il destinatario della fattura elettronica, esso viene considerato al pari di un consumatore finale, quindi non ha l’obbligo di emettere fattura elettronica e non deve avvalersi nè del codice destinatario, nè tanto meno di un indirizzo di posta  elettronica certificata.

Fatte salve poche e circoscritte eccezioni il condominio non ha partita IVA, quindi gli obblighi derivanti dalla disciplina della fatturazione elettronica sono riservati a coloro che vi intrattengono rapporti come fornitori.

Quando è obbligatoria la fatturazione elettronica condominiale

Chi svolge lavori o fornisce servizi per un condominio ed è titolare di partita IVA è obbligato a seguire le regole generali sulla e-fattura. Considerando che, come detto prima il soggetto destinatario non ha obbligo di codice destinatario o di PEC, l’impresa titolare dell’appalto ha l’obbligo di rilasciare una copia cartacea o in pdf della fattura emessa.

Le fatture emesse nei confronti del condominio devono presentare:

• codice fiscale del condominio;
• il codice destinatario riportato è quello convenzionale che prevede 7 zeri “0000000”;
• la fattura deve essere inviata attraverso SDI;
• conservare una copia in XLM e consegnarne una cartacea al condominio.

Obblighi dell’ammistratore

Ovviamente la fatturazione elettronica comporta adempimenti amministrativi non solo da parte di chi la emette, ma anche da chi la riceve e nello specifico da chi si occupa dell’amministrazione condominiale. Questo è il motivo per cui spesso, pur non avendo obblighi alcune volte si tende ad adeguarsi in alcuni aspetti, per facilitare il tutto.

Ad esempio non è poco frequente che il condominio abbia una PEC per la ricezione delle comunicazioni, in alternativa può anche decidere di richiedere un codice destinatario da un provider accreditato, per poter così ricevere le fatture in maniera immediata e molto più semplice per l’impresa che la emette.

In questi casi, l’amministratore è dotato di partita IVA quindi deve conformarsi alle regole della fatturazione elettronica. Infatti proprio questo è il caso in cui l’amministratore per conto del condominio sarà obbligato alla conservazione dei documenti, obbligo a cui non deve sottostare nel caso in cui non sia dotato Partita IVA. Lo stesso obbligo vige per l’impresa titolare del servizio offerto. Quindi colui che compie lavori all’interno del condominio e deve emettere e-fattura ha poi l’obbligo di conservare il documento per 10 anni.