Fatturazione Elettronica: emettere, conservare e annullare un’e-fattura

Dal primo gennaio 2019 è obbligatorio l’utilizzo della fatturazione elettronica per tutti i soggetti che possiedono partita IVA, eccezion fatta per coloro che risultano esonerati dalla stessa legge, nello specifico i soggetti IVA che aderiscono a regimi fiscali agevolati come quello dei minimi e il forfettario.

Per l’emissione della fattura elettronica non solo è indispensabile avere a disposizione un pc, uno smartphone o un tablet, ma occorre anche avere dei software specifici che si possono ottenere a pagamento da terze parti o gratuitamente tramite l’Agenzia delle Entrate. Lo stesso vale per la conservazione, che deve essere di 10 anni. Merita un discorso a sé stante l’annullamento che non sempre può avvenire, se non utilizzando gli stessi mezzi della fattura elettronica.

Cos’è la fattura elettronica

Procediamo con ordine, cerchiamo innanzitutto di capire cosa si intende con fattura elettronica e perchè è divenuta così importante. La e-fattura è innanzitutto importante perchè obbligatoria, ma lo è divenuta anche per tutti coloro che pur essendone esonerati hanno deciso di aderirvi per una loro convenienza e perchè si trovano ad intrattenere rapporti con persone che vi sono vincolate.

Per emettere una e-fattura sono indispensabili dei software specifici. Come funziona la fatturazione elettronica con uno specifico software? Ricorda che quando si parla di questa tipologie di documento, ci si riferisce a dei file XLM e per questo occorrono dei programmi che siano in grado di leggerli, altrimenti non sarà possibile procedere.

I software non solo offrono delle guide precompilate per l’emissione delle fatture ma in genere sono dotati anche di un archivio che conserva i documenti per il limite di tempo imposto dalla stessa legge.

Come funziona la fatturazione elettronica

Quindi la fattura elettronica viene compilata con l’utilizzo di un supporto elettronico che permette di aprire il programma scelto e quindi compilare la fattura in ogni sua parte. La e-fattura, così come quella cartacea dovrebbe presentare alcuni elementi essenziali:

• partita IVA di chi emette la fattura, indirizzo della sede e ragione sociale;
• partita IVA o codice fiscale del ricevente, con indirizzo della sede o domicilio, ragione sociale o nome;
• importo;
• importo IVA da versare nel caso in cui il soggetto emittente ne sia obbligato;
• codice univoco e PEC del destinatario;
• data;
• quantità e nominativo o codice della merce.

Molto importante nella fatturazione elettronica è il ruolo del Sistema di interscambio, di cui però parleremo più approfonditamente nei prossimi paragrafi. Esso procede al controllo della fattura, verifica che siano presenti tutti gli elementi e soprattutto riesce a verificare che le partite IVA o i codici fiscali utilizzati siano reali ed esistenti. Solo in questo caso procedere a recapitare la fattura al destinatario e allo stesso tempo a fornire una copia al fisco che in questa maniera sarà facilitato nei controlli su ogni singolo possessore di partita IVA.

I software specifici procederanno poi all’archiviazione dei file.

Emissione della fattura elettronica

Arrivati a questo punto e chiariti alcuni passaggi importanti è il momento di capire come viene emessa una e-fattura, come già detto, ciò avviene grazie all’utilizzo di un sostegno elettronico e di software specifici. Quindi nel momento in cui ci si trova a dover emettere fattura, si accede al programma e si compila con tutti gli elementi di cui abbiamo in precedenza parlato.

Quando si è sicuri che la fattura sia completa si invia grazie al Codice Univoco o alla Pec del destinatario. Ma prima di arrivare a quest’ultimo la fattura fa una breve sosta nel Sistema di Interscambio, il quale controlla che siano presenti tutti gli elementi essenziali e che essi siano giusti.

Solo quando il controllo sarà concluso (in un massimo di 5 giorni) la fattura viene recapitata al destinatario. Grazie ai software il commercialista potrà avere accesso diretto ai file e tenerne traccia nella contabilità in maniera immediata e diretta, tutto nell’ottica della fattura elettronica di semplificare il lavoro di ogni professionista eliminando lunghe ed estenuanti code negli uffici.

Conservazione della e-fattura

Come già accennato in precedenza, non è sufficiente emettere le fatture ma occorre conservarle per un tempo imposto dalla legge. Nello specifico si tratta di 10 anni, lo stesso tempo di conservazione delle fatture cartacee.

Questa volta però il risparmio di tempo e di denaro è notevole, considerando che i file saranno conservati dagli stessi software utilizzati per la loro emissione e non sarà indispensabile procedere alla stampa e alla raccolta in appositi contenitori con la data per riuscire a recuperare il documento quando se ne ha bisogno.

Gli archivi online in questa maniera semplificano l’intero processo di conservazione dei documenti, inoltre rende più snelle le operazioni di controllo, considerando che sarà sufficiente procedere a una veloce ricerca nell’archivio online per ottenere ciò che occorre.

Annullamento della fatturazione elettronica

Una volta che la fattura è stata emessa è possibile annullarla? In realtà dobbiamo risponderti che no, non si può annullare una fattura che è già stata inviata al sistema di interscambio, ma vediamo nello specifico.

È possibile annullare l’invio della fattura se ci si accorge di un errore presente durante la redazione del documento. Per questo motivo è estremamente importante controllare prima dell’invio l’esattezza della fattura, la presenza di tutti gli elementi che non solo devono essere presenti, ma anche giusti altrimenti il Sistema di interscambio potrebbe non poter inviare il documento.

Se ci si accorge dell’errore in un secondo momento dopo aver proceduto all’invio, difficilmente si potrà procedere all’annullamento della e-fattura. Come accennato in precedenza, l’esattezza della fattura elettronica viene controllata dal Sistema di Interscambio, nel caso in cui quest’ultimo ritenga la fattura esatta e proceda ad inviarla al destinatario, a quel punto non sarà più possibile procedere all’annullamento.

Cosa che invece si può fare se il sistema di interscambio ritiene il file sbagliato e lo manda indietro, in quel caso è possibile emettere un nuovo documento esatto.

Nel caso in cui, non si possa procedere ad annullamento perchè l’SDI ritiene il documento esatto, l’unico modo che si ha per annullare la fattura, è quello di emettere una nota di credito dello stesso importo che ne va ad annullare l’effetto.